Pilar 9 –Controles internos
Uma determinada empresa tem por hábito oferecer presentes e convidar seus clientes para almoços, eventos e eventualmente até viagens. Isto está de acordo com a lei? Isto está de acordo com valores éticos e morais? Depende. Vários fatores devem ser considerados, o primeiro deles é descobrir se a outra parte é uma empresa pública ou um órgão governamental. Para tais entidades existem regras específicas, afinal devem se pautar pelo interesse público. E, para assegurar que estas regras sejam observadas, é necessário criar controles internos efetivos. Uma violação pode acarretar um processo por corrupção. Presentes e entretenimento com valores simbólicos é cortesia dos negócios, com valores altos pode ser suborno.
O risco não existe somente em dar presentes e oferecer entretenimento, mas também em receber presentes e entretenimento de fornecedores. Isto pode comprometer a isenção e imparcialidade dos funcionários na hora de escolher um fornecedor, renovar o seu contrato, negociar as condições de contratação de bens e serviços ou mesmo decidir qual vai ser o fornecedor escolhido, se houver uma concorrência. É necessário ter controle sobre a situação.
Uma determinada empresa certa época criou uma base de dados com um link nos computadores de todos os seus funcionários para controlar a dação e recebimento de presentes e entretenimento. Esta ferramenta de controle interno permitia a cada funcionário dando ou recebendo presentes e entretenimento preencher um formulário eletrônico, fazer o upload (carregamento) de documentos e submeter a operação ao seu superior hierárquico e também ao time de Compliance.
Por meio desta ferramenta de controle interno, a liderança e a equipe de Compliance podiam aprovar, reprovar ou pedir mais informações e documentos para a tomada de decisão, ou seja, tinham mais controle sobre a situação. Controles Internos são respostas aos riscos apresentados pelos negócios das empresas e podem prevenir situações que, se concretizadas, trarão danos ao atingimento dos objetivos da organização.